Запросы коммерческих предложений в 1С:Бизнес-сети

Документ Запрос коммерческих предложений у поставщика – учетный документ, который позволяет сформировать потребности и отправить их одному или нескольким поставщикам через сервисы 1С:ЭДО (обмен юридически значимыми электронными документами с использованием электронной подписи) или опубликовать в сервисе 1С:Бизнес-сеть (обмен электронными документами без электронной подписи).

Покупатель формирует потребность с использованием документа Закупки – Закупки - Запрос коммерческих предложений у поставщиков. Использование документов Запрос коммерческих предложений у поставщиков определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Запросы коммерческих предложений у поставщиков. 

Запрос может обеспечиваться одним или несколькими поставщиками, на усмотрение покупателя.

Способы создания документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков:

■ вручную (команда Создать в списке документов Закупки – Запрос коммерческих предложений у поставщиков);

■ путем копирования.

Этапы работы с документом Запрос коммерческих предложений у поставщиков:

■ Подготовка запроса - описание объектов закупки, с указанием количественных и качественных характеристик, условий закупки (срок действия предложения, адрес доставки, условия оплаты и т.д)..

■ Сбор предложений – публикация в сервисе 1С:Бизнес-сети, снятие с публикации, отправка через электронный документооборот поставщикам.

■ Анализ предложений – сравнение условий предложений, выбор предложений, выбор позиций к заказу  и формирование заказов поставщикам.

■ Завершение работы по запросу коммерческого предложения. Закрытие запроса происходит вручную или автоматически по истечению срока действия на стороне сервиса (позволяет исключить какие-либо действия со стороны клиента).

На каждом этапе работы с запросом документу присваивается соответствующее текущее состояние:

■ Подготовка запроса.

■ Сбор предложений.

■ Анализ предложений.

■ Завершено.

В форме списка Запросы коммерческих предложений у поставщиков можно отобрать список необходимых запросов, используя отборы по текущему состоянию документа.

Этапы работы с запросом коммерческого предложения представлены на схеме ниже.

В запросе указывается, какая требуется номенклатура, в каком количестве, по какой максимальной цене, а также другие условия, по которым покупатель готов приобрести товар/услугу (условия оплаты, доставки, конкретные поставщики и др.).

Способы заполнения табличной части Товары (услуги) в документе запроса коммерческих предложений (команда Добавить):

■ выбор из справочника Номенклатура учетной системы;

■ выбор из сервиса 1С:Номенклатура;

■ добавление описания позиции вручную (указывается рубрика, название позиции и задается значение фильтров рубрики для уточнения свойств позиции) (текстовое описание вводится в произвольной форме в строке реквизита Номенклатура).

В документе запроса указываются условия закупки:

■ на каких условиях клиент готов приобрести товар (условия оплаты, условия доставки);

■ можно ли обеспечивать этот запрос полностью одним поставщиком или несколькими;

■ ответные предложения от поставщика могут содержать часть позиций запроса или обязательно должны охватывать все позиции запроса;

■ период сбора предложений и срок рассмотрения предложений.

При выборе в параметрах сбора предложений варианта Публиковать в сервисе 1С:Бизнес-сеть запрос коммерческий предложений у поставщиков будет доступен всем поставщикам сервиса. При необходимости можно скрыть запросы от определенного списка поставщиков (поставить флаг Скрыть запрос от поставщиков из списка и добавить их из справочника Контрагенты в список).

При выборе варианта Запросить предложения напрямую при наличии действующей настройки обмена через сервис 1С:ЭДО программа предложит подписать и отправить документ через сервис.

Публикация запроса (отправка через сервисы 1С-ЭДО) и начало сбора предложений в сервисе 1С:Бизес-сети выполняются по команде Начать сбор предложений.

Документу запроса присваивается состояние Сбор предложений. Такой документ может быть загружен поставщиком через электронный документооборот.

Коммерческие предложения поставщиков, поступившие по конкретному запросу коммерческого предложения от клиента, отображаются автоматически на закладке Поступившие и выбранные предложения документа запроса. Например, поставщик сформировал документ Коммерческое предложение клиенту и отправил его через электронный документооборот. Клиент загружает коммерческое предложение поставщика через электронный документооборот и результат загрузки этого коммерческого предложения по конкретному запросу показывается на закладке Поступившие и выбранные предложения.

Вручную можно выбрать и другие предложения поставщиков в соответствии с исходным запросом коммерческого предложения. Выбор предложений выполняется на закладке Выбор предложения поставщиков. Выбранные предложения также показываются на закладке Поступившие и выбранные предложения.

Обеспечивается возможность сравнивать условия поступивших и выбранных предложений с использованием отчета Сравнить условия поставки, доступного их формы запроса. При необходимости выбрать позиции номенклатуры к заказу  у поставщика можно из отчета по соответствующей гиперссылке К заказу.

Также выбор позиций к заказу у поставщика предусмотрен по команде Выбрать к заказу в документе запроса.

При выборе предложений можно анализировать различные источники предложений (в том числе и торговые предложения из сервиса 1С:Бизнес-сети), сравнивать цены позиций с учетом НДС в этих источниках предложений.

Можно управлять составом анализируемых источников в форме Сравнение и выбор предложения (по команде Изменить доступны настройки по составу источников предложений, например, из выбора предложений можно исключить торговые предложения 1С:Бизнес-сети).

После того как будут выбраны необходимые предложения можно приступить к оформлению заказов поставщикам (команда Оформить заказы на форме документа «Запрос коммерческих предложений у поставщиков).

В рамках рабочего места есть возможность сверить запрашиваемые позиции с позициями, которые предлагает поставщик.

Это рабочее место позволяет создавать заказы поставщикам (на шаге 1) и отправлять их поставщикам (на шаге 2).

Отправка заказов поставщикам выполняется автоматически через сервис 1С:Бизнес-сеть.

Документ Запрос коммерческих предложений от клиентов – учетный документ, который создается на основании загруженного от клиента документа Запрос коммерческих предложений у поставщика (исходящий) через сервис 1С:Бизнес-сеть или 1С-ЭДО. Документ позволяет отразить потребности покупателя, сохранить их у поставщика и на основании этих потребностей сформировать Коммерческое предложение клиенту.

Если запрос был направлен напрямую поставщику или нескольким поставщикам, то поставщик/поставщики получают этот запрос сразу в своей информационной базе. Список запросов коммерческих предложений от клиентов доступен по ссылке Продажи – Оптовые продажи - Запросы коммерческих предложений от клиентов.

Использование документов Запрос коммерческих предложений от клиентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи  – Запросы коммерческих предложений от клиентов. 

В списке запросов коммерческих предложений от клиентов показывается уведомление в виде надписи Есть новые документы для загрузки и из этого списка можно перейти к загрузке запросов коммерческих предложений через электронный документооборот. 

В форме Входящие документы 1С:Бизнес-сеть можно массово загружать новые документы Запросы коммерческих предложений от клиентов.

В момент загрузки запросов открывается форма Сопоставление номенклатуры, использование которой позволяет сопоставить номенклатуру поставщика с номенклатурой клиента.  Если сопоставление номенклатур не найдено, то можно создать свою номенклатуру по данным номенклатуры клиента (команда Создать по данным контрагента) или загрузить из сервиса 1С:Номенклатура (Загрузить из 1С:Номенклатура). По результату сопоставления номенклатуры поставщика с номенклатурой клиента будет сформирован документ Запрос коммерческого предложения от клиента.

По результату сопоставления номенклатуры поставщика с номенклатурой клиента будет сформирован документ Запрос коммерческого предложения от клиента.

При работе с запросом коммерческого предложения есть следующие возможности:

■ вычеркивание запрашиваемых позиций (команда Снять с рассмотрения);

■ создание коммерческого предложения клиенту на основании запроса и последующая отправка этого коммерческого предложения клиенту через электронный документооборот;

■ печать запроса коммерческого предложения от клиента.

Запросы коммерческих предложений также можно найти в специализированном рабочем, которое доступно по ссылке Продажи – Найти запросы коммерческих предложений – Запросы коммерческих предложений через 1С:Бизнес-сеть.

Поиск запросов коммерческих предложений поставщик может выполнять, используя следующие инструменты:

■ навигация по конкретным рубрикам товаров;

■ полнотекстовый поиск (по названию товара, штрихкоду, артикулу, покупателю);

■ доступна история поиска;

■ отборы по дополнительным реквизитам;

■ отборы по покупателю и др.

Запрос от клиента можно открыть из данного рабочего места.

При работе с запросом менеджер по продажам может выполнить следующие действия:

■ Сохранить запрос – позволяет отложить запрос, сохранив его для последующей обработки.

■ Ответить на запрос – позволяет начать подготовку коммерческого предложения. По результату выполнения команды будет сформировано коммерческое предложение клиенту по данным запроса коммерческого предложения от клиента.

■ Снять с рассмотрения – отметь запрос как снятый с рассмотрения (что позволит исключить затраты времени на обработку запроса другими коллегами).

Текущее состояние по каждому запросу также показывается в рабочем месте по поиску запросов коммерческих предложений.

Документ Коммерческое предложение клиенту – учетный документ, позволяющий отразить предложение цен, условий оплаты/поставки, товаров/услуг/аналогов, которые поставщик готов обеспечить.

Использование документов Коммерческое предложение клиенту определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи  – Коммерческие предложения клиентам. 

Способы создания коммерческого предложения:

■ вручную (команда Создать из списка Продажи – Оптовые продажи - Коммерческие предложения клиентам). Документ выступает в роли независимого коммерческого предложения, который предлагает поставщик.

■ путем копирования;

■ на основании документа Запрос коммерческого предложения от клиента. Документ выступает как ответ на запрос коммерческого предложения от клиента.

Способы заполнения табличной части Товары (услуги) в документе коммерческое предложение:

■ путем выбора потребности из запроса коммерческого предложения клиенту (команда Добавить – Потребности из запроса) и/или путем выбора номенклатуры предлагаемой взамен запрашиваемой номенклатуре клиента (команда Добавить – Предложение по позиции). При подборе подставляется номенклатура поставщика по данным сопоставления с номенклатурой клиента.

При заполнении коммерческого предложения по данным запроса в документе будет показано, какая позиция запрошена клиентом и на какое количество запрос. Можно будет на каждую позицию указать предлагаемую позицию. При этом на одну запрашиваемую позицию можно указывать несколько предложений. Например, клиенту требуется «Вино столовое полусладкое - белое» в кол-ве 20 шт., у поставщика в наличии только 20 шт., можно предложить еще 5 шт. «Вино столовое полусладкое - красное», что позволит закрыть потребность.

Поддерживается возможность назначения скидок и наценок на предлагаемые и запрашиваемые позиции номенклатуры.

Также в документе указываются условия поставки, которые можно заполнить автоматически на основании типовых условий продажи.

Можно указать дополнительную информацию в виде картинки с форматированным текстом (на закладке Дополнительная информация).

Управлять работой коммерческого предложения можно с использованием статусов:

■ Черновик – по умолчанию устанавливается для созданного документа.

■ Не согласовано – коммерческое предложение в процессе согласования.

■ Действует – коммерческое предложение в таком статусе готово для отправки клиенту.

После того как коммерческое предложение будет подготовлено (в статусе Действует), его можно отправить клиенту через сервисы 1С-ЭДО (команда ЭДО – Отправить электронный документ) или через сервис 1С:Бизнес-сеть (команда ЭДО - Отправить документ без электронной подписи) из формы документа или списка Коммерческие предложения клиентам.

Документ Коммерческое предложение поставщика позволяет публиковать поставщикам свои предложения в соответствии с потребностями покупателей. Документ отражает предложение цен, условий оплаты/поставки, товаров/услуг/аналогов, которые поставщик готов обеспечить.

Использование документов Коммерческое предложение поставщика определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам  – Коммерческие предложения поставщиков. 

Коммерческое предложение поставщика – учетный документ, который создается путем загрузки из электронного документооборота (команда ЭДО - Загрузить документ без электронной подписи в списке документов Закупки – Заказы поставщикам - Коммерческие предложения поставщиков).

Новые документы Коммерческое предложение поставщика формируются для загрузки на основании документов Коммерческое предложение клиенту. Документ может содержать информацию о документе основании Запрос коммерческих предложений у поставщиков, что обеспечивает взаимосвязь каждой строки коммерческого предложения со строкой запроса коммерческого предложения.

При работе с коммерческим предложением поддерживается:

■ вычеркивание позиций (снятие с рассмотрения);

■ сопоставление своей номенклатуры (клиента) с номенклатурой поставщика;

■ добавление комментария к строкам и документу;

■ добавление дополнительной информации (в виде текста, картинок);

■ печать запроса коммерческого предложения у поставщика и коммерческого предложения поставщика.

Документ Коммерческое предложение поставщика содержит следующую информацию:

■ какую номенклатуру запрашивал клиент;

■ какую номенклатуру предлагает поставщик.

■ Также в документе показывается разница, по какой номенклатуре цена выше или количество не соответствует количеству запрашиваемой номенклатуры.

Если коммерческое предложение поступило не на основании запроса, запрос не найден или предлагаемая взамен позиция не обеспечивает потребности клиента, то можно вычеркнуть позиции (команда Снять с рассмотрения).

В коммерческом предложении показываются условия поставки.

Можно указать дополнительную информацию в виде картинки с форматированным текстом.

Если коммерческое предложение поступило на основании документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков, то в этом случае каждая строка документа коммерческого предложения поставщика содержит связь со строкой запроса коммерческого предложения.

Для коммерческого предложения, которое поступило не на основании запроса коммерческих предложений у поставщиков или не найден запрос, есть возможность вычеркивать позиции (команда Снять с рассмотрения) или сопоставлять номенклатуру поставщика со своей номенклатурой.